Można by zadać pytanie – jak oni to robią? Ale, żeby lepiej wytłumaczyć całe zagadnienie, odwrócę pytanie, a mianowicie: czego NIE robią, by utrzymać się na fali efektywności? A oto kilka odpowiedzi na to pytanie:
Unikają wielozadaniowości, kiedy tylko mogą
Choć umiejętność tak zwanej wielozadaniowości dla niektórych stanowi powód do dumy, to tak naprawdę jest to mit. Nasza uwaga i pamięć robocza nie są jak wielki tort, który można dzielić na wiele kawałków i rozdawać różnym odbiorcom. Nasze umysły potrafią się skupić tylko na jednej rzeczy na raz, dlatego wielozadaniowość to tak naprawdę szybkie przełączanie uwagi z jednej aktywności na drugą, z drugiej na trzecią i tak dalej. Jeśli uważasz że multitasking jest Ci bardzo pomocny i poprawia Twoją produktywność, może warto przemyśleć to nieco głębiej.
Kiedy świadomie decydujesz się na wykonywanie wielu rzeczy na raz, to uczysz swój mózg, jak nie utrzymywać uwagi na czymś dłużej niż kilka sekund. Takie manewry pochłaniają sporo kosztów. Wielozadaniowość jest bardzo energochłonna oraz wysiłkowa dla mózgu, przez co szybko się on męczy i jest wyczerpany, a Ty zdekoncentrowany, podirytowany lub zestresowany. Można by przymknąć oko na wysokie koszty, gdyby wielozadaniowość była opłacalna w postaci wyników pracy. Okazuje się jednak, że jeśli wykonujemy jakieś zadanie przy ciągłym dzieleniu uwagi na inne sprawy, czas poświęcony na nie może trwać nawet o 40% dłużej, niż przy jednozadaniowości. Po przełączeniu się z jednego tematu na kolejny, potrzeba kilku do kilkunastu minut, by ponownie wdrożyć się w wątek i podjąć go w tym samym momencie, w którym skończyłeś, zanim przerzuciłeś uwagę na coś innego.
Jaki widzisz, ani to szybkie, ani efektywne, ani zdrowe dla pracy mózgu. Pewnie dlatego osoby, którym naprawdę zależy na produktywności, cenią sobie jednozadaniowość, a wielozadaniowość ograniczają do absolutnego minimum, czy w pracy, czy w czasie wolnym. Czyli, jeśli biorą się za jakieś zadanie, koncentrują się na nim całkowicie i nie przestają do momentu, kiedy ukończą wyznaczony sobie etap. Nie rozpraszają się między wiele jednoczesnych zajęć, dzięki czemu uczą swoje mózgi, jak uzyskać wysoki stopień koncentracji na dłuższy czas.
Nie są dostępni
Skoro osoby produktywne cenią sobie umiejętność koncentracji, to wiedzą także jak ją wesprzeć. Sesje pracy nad jednym zadaniem organizują tak, by zminimalizować wszystko to, co rozprasza uwagę. Kiedy zasiadają do pracy, przygotowują sobie warsztat tak, by był czysty, a w zasięgu wzroku nie było zbędnych rzeczy. Dbają też o to, by zapewnić sobie ciszę podczas pracy. Dlatego do takich osób nie dotrzesz przez Facebooka, maila, czy komórkę, kiedy pracują. Z takich samych względów telewizor, radio, zbędne strony internetowe z których nie korzystają zostają także wyłączone.
Mogłoby się wydawać, że nie zaszkodzi krótki sms czy mail, kiedy pracujesz. A jednak. Badania wykazały że jeśli zabierasz się za jakieś zadanie, a jednocześnie widzisz, że czeka na Ciebie nieprzeczytany mail, Twoje możliwości intelektualne spadają do takiego samego poziomu, jakbyś utracił aż 10 punktów ilorazu inteligencji! Dlatego chcąc zrobić coś dobrze i sprawnie, odetnij się od świata.
Nie siedzą po nocach
Produktywnym osobom sen nie kojarzy się ze stratą czasu czy lenistwem. Wiedzą, że kluczowe fazy aktywności mózgu niezbędne do produktywnej pracy i nauki, przebiegają podczas snu. Kiedy śpisz, Twój mózg przyswaja i organizuje sobie świeżo zdobytą wiedzę, utrwala to, co wydarzyło się w ciągu dnia, tworzy nowe wspomnienia i łączy je z pamięcią długotrwałą, a także oczyszcza się z toksyn. Jednym słowem, to dzięki snu jesteśmy w stanie się czegokolwiek nauczyć. Jego optymalna ilość to 7 do 8 godzin na dobę. Zapewne każdy z nas miał kiedyś wątpliwą przyjemność doświadczyć jednego lub wielu skutków jego braku. Nadpobudliwość, problemy z zapamiętywaniem informacji, upośledzona zdolność do podejmowania decyzji – a przynajmniej tych racjonalnych, problemy z koncentracją, czujnością, zwolnione reakcje na bodźce. Te wszystkie skutki uboczne braku snu nie idą w parze z produktywnością. Dlatego produktywni ludzie śpią regularnie i długo.
Nie pracują non-stop
Wszystko w przyrodzie, tak i w naszych organizmach, rządzi się cyklami. Przypływy i odpływy energii i sił to podstawa naszej egzystencji. Jesteś głodny albo najedzony, senny albo wyspany, silny albo osłabiony, wypoczęty albo zmęczony. Oscylujesz ciągle wokół tych stanów, bo poziom Twojej energii nigdy nie jest linią prostą. Twój mózg pozostaje rześki i trzeźwomyślący do czasu, aż wyczerpie mu się energia. Wtedy potrzebuje przerwy, by odpocząć na chwilę i ją odzyskać.
Najproduktywniejsza praca przebiega w interwałach trwających od 45 do 90 minut (w zależności od osobistych preferencji). Załóżmy, że potrafisz pracować efektywnie i utrzymać wysoki poziom produktywności przez godzinę. Zasiadasz do pracy, nastawiasz budzik, który dzwoni po 60 minutach. Co robisz? Pijesz kawę czy zjadasz kawałek czekolady, żeby pobudzić się i wycisnąć jeszcze więcej z siebie? Produktywni ludzie nie wybierają ani jednego, ani drugiego, a za to robią sobie przerwę. Najlepiej około 20-minutową, którą wypełniają czymś, co pobudzi ich mózgi i organizmy, w inny sposób niż praca. Jeśli siedzisz nad kolejnym rozdziałem pracy magisterskiej, podczas przerwy wyjdź na szybki spacer, lub zadzwoń do kogoś bliskiego. W ten sposób przygotujesz się na kolejny wysiłek, który po takiej przerwie ma szanse być równie produktywny jak poprzednio.
Nigdy nie zjadają słonia na raz
Każde większe zadanie ma prawo przerażać i odbierać wiarę w swoje umiejętności, a tym bardziej w efektywność swojej pracy. Ale takie zadanie zawsze można pociąć na wiele mniejszych. Wtedy jest łatwiejsze do zaplanowania i egzekwowania. Łatwiej też naprawić ewentualny błąd, lub rozwiązać problem, jeśli dotyczy on małej cząstki, a nie przytłaczająco ogromnej całości. Zerknij raz jeszcze na swoje zadanie i pomyśl: w jaki sposób można je podzielić na mniejsze, bardziej zjadliwe kęsy. Skupiając się na jednym, odłóż na bok resztę. To na pewno poprawi Twoją produktywność.
Kolejne 5 punktów już wkrótce :)
Podobał Ci się ten tekst? Daj znać w komentarzu :-)