Badania wykazują, że po przeczytaniu książki, lub po przejściu kursu na temat zarządzania czasem, zdobyta wiedza zamienia się w praktykę na bardzo krótki okres, by po pewnym czasie wyparować zupełnie. Czyli mówiąc wprost: przez jakiś czas po szkoleniu jesteś pod jego wrażeniem, ale po pół roku, albo trochę dłużej, zostaje z niego niewiele, a Twój styl pracy i organizacja czasu wraca na stare tory.
Dlaczego tak się dzieje? Przecież większość z nas dobrze wie, co znaczy brak czasu. W dodatku sposobów, porad i ekspertów, którzy oferują pomoc w rozciąganiu 24-godzinnej doby jest naprawdę dużo. Wystarczy zajść do pierwszej księgarni, lub wpisać „zarządzanie czasem” do machiny wyszukującej na internecie, potocznie zwanej wujkiem googlem, a wskazówki posypią się jak z rękawa. Powinny pomóc, a my powinniśmy z tej pomocy skorzystać. A jednak – tak nie jest.
Zaczęłam się zastanawiać, czy cokolwiek, co przeczytałam w przeszłości o organizowaniu czasu, stosuję do dziś? I faktycznie… nic mi do głowy nie przychodzi. A metody, które faktycznie są skuteczne, które pomagają mi odnaleźć się w zadaniach i obowiązkach, są mojego własnego autorstwa. Wywodzą się z moich osobistych potrzeb, wartości i poziomu energii.
I nawet nie będąc tego świadoma, trafiłam dość przypadkowo w sedno zarządzania czasem. Techniki i triki, o których dowiesz się ze szkoleń, książek czy stron internetowych, swoją uwagę koncentrują przede wszystkim – o ile nie jedynie – na zachowaniu. Natomiast to, czego potrzebujesz do efektywnego zarządzania swoim czasem, to duża ilość uwagi skupionej na psychologii czasu.
Dlaczego mechaniczne techniki zarządzania czasem na dłuższą metę rzadko działają?
Każdy z nas na pewno umie wymienić kilka technik zarządzania czasem. Bez zaglądania do jakichkolwiek źródeł, szybko do głowy przychodzą:
lista spisanych zadań do skreślania (po wypełnieniu każdego z nich);
ustalanie priorytetów typu: „ważne i pilne”, albo „ważne, niepilne”;
kalendarz, w którym zapisujesz co do minuty co robisz, gdzie i jak;
nakreślenie planu dnia następnego, w poprzedzający wieczór tuż przed zaśnięciem;
wykonywanie kilka prostych zadań naraz;
system nagród za ukończenie zadań na czas.
A to tylko kilka przykładów, i to dość ogólnych. Każdy z tych pomysłów ma potencjał do technicznego zorganizowania naszego czasu. Jednak każde z nich bazują na czymś, co potencjalnie szybko może przynieść odwrotny, nieprzewidywany skutek.
Dlaczego logicznie brzmiące rady rzadko działają? Oto dwie podstawowe przyczyny:
Tego typu techniki odgórnie narzucają sposób pracy. Jeśli je stosujesz, masz prawo po jakimś czasie poczuć, że to nie Ty kontrolujesz swój czas, ale robi to za Ciebie kartka z wypisanymi zadaniami, albo Twój kalendarz. Zamieniają się we władcę, którego nakazy musisz spełniać, bo nie masz innego wyjścia, a zarządzanie czasem przestaje już być Twoim wyborem.
Zadania do wykonania bywają różne. Podobnie jak różne są nasze chęci, nastawienie, opinie, zaangażowanie, poziom koncentracji itp. Lista z punktami tego nie przewiduje i nie obejmuje. Nie ma w niej przestrzeni na indywidualne różnice. Technika jest ta sama dla wszystkich ludzi i wszystkich zadań.
Nie zjadaj żaby
Brian Tracy zasłynął z wielu takich metod, a jedną ze słynniejszych jest metoda pt. „zjedz tę żabę” (przy okazji, jest to tytuł jednej z jego książek). To świetny przykład wskazówki bazującej na filozofii: „masz to zrobić i koniec, żadnych wymówek”.
Zjadając swoją żabę, siłowo popychasz siebie do wykonania kolejnego zadania. Nie bierzesz pod uwagę zmiennych sytuacyjnych typu: gorszy dzień, ból głowy, czy przykra sytuacja w domu. Takie podejście nie jest ani przyjazne do samego siebie, ani motywujące.
Jeśli nie żaba, to co?
Psychologia pozytywna podsuwa nam mniej żelazne rozwiązania, które według badań, przynoszą lepsze i trwalsze efekty w dobrym zarządzaniu czasem. A z własnego doświadczenia potwierdzam, że działają i pomagają w organizacji dnia.
Po pierwsze: poczucie zadowolenia z zarządzania własnym czasem wypływa przede wszystkim z elastycznego podejścia do własnych potrzeb, wartości, poziomu energii, które mogą się wahać w zależności od pory dnia. Czyli: zmieniaj, dopasowuj, i manewruj zadaniami tak, by pomagać sobie i wspierać swoją motywację do działania, a nie zmuszaj się do zjadania kolejnych żab, czy innych płazów ;)
Po drugie: jeśli organizację i zarządzanie swoim czasem i zadaniami dopasujesz do siebie, wtedy poczujesz, że to Twój wybór i że to Ty sprawujesz kontrolę nad swoim dniem.
Po trzecie: zrób miejsce w grafiku na codzienne chwile jedynie dla siebie, bo one są jednym z markerów dobrego samopoczucia oraz zdrowia. Coś krótkiego, a nawet mało oryginalnego, ale za to tylko Twojego. Ludzie zadowoleni z zarządzania swoim czasem to osoby, które organizują sobie codzienne chwile na własne refleksje i ulubione zajęcia.
Po czwarte: wyraźne zaznaczaj różnice, przechodząc z jednego czasu na drugi. Czas na pracę i czas na zabawę niech zostanie oddzielony grubą linią. Czas na sport i czas na naukę niech różni się od siebie. Wtedy wiesz, że Twoje dni nie rozlewają się w niejasnych proporcjach na zadania, które ciężko opisać. W zamian za to, wszystko ma swoje miejsce i swój zorganizowany czas.
A więc? Jak skutecznie zarządzać czasem? Metody i techniki dopasuj do siebie, biorąc duży margines na różnice w okolicznościach, miejscach i porach dnia. W ten sposób poczujesz się menedżerem swojego czasu. Za priorytet postaw codzienne chwile dla siebie. I wyznaczaj jasne granice między czasem przeznaczonym na konkretne cele.
Czy to oznacza, że wszystkie techniki zarządzania czasem są złe? Nie. Ale korzystanie z nich bez ciągłych przymiarek i przeróbek do własnych preferencji, okoliczności i potrzeb, nie zdaje egzaminu. Zatem podsumowując: uplastyczniaj i dopasowuj usłyszane rady do siebie. To może wydawać się w teorii dość oczywisty wniosek, ale praktyka wskazuje na coś odwrotnego, skoro skuteczność tych technik jest tak znikoma.
A byłaby o wiele wyższa, gdybyśmy nie zapominali o tym, by poświęcać więcej uwagi sobie, a nie listom zadań.
Podobał Ci się ten tekst? Daj znać w komentarzu :-)